支払管理業務とは！？業務内容を分かりやすく解説

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経理部門のアウトソーシングの「支払管理」とは？

どんなことをしてくれるのか？そもそも支払管理は必要なのか？そんな疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか？

今回は「支払管理」に重点を置いてご紹介いたします。

世の中には様々な企業が存在しますが、ほとんどの企業に発生する業務の一つが支払管理業務です。
特に販売業や製造業では商品や原材料、部品などの仕入を行う必要があります。支払い管理は「買掛金管理（債務管理）」とも言えます。

だからこそ、企業の継続には必須の業務となります。
もしも支払管理業務がうまくいかない場合、以下のような問題が発生します。

1.支払いが遅れてしまう
2.金額を誤ってしまう
3.支払う金額を把握できないため、必要な資金を準備できない

支払管理では将来的な支払いの金額や期日等も管理します。それによって支払業務を滞りなく済ませることができますが、支払管理ができていないと期日通りに支払いできない可能性があります。
結果として、企業は信用を失い、営業が困難な状況となることでしょう。

では、支払管理はどのようにして行えばよいのでしょうか？

小規模な企業であれば、Excelで「支払管理台帳」を作成し、支払管理を行うのが一般的かと思います。
支払管理台帳とは、企業が今後行うべき支払い業務についての情報を1つにまとめた台帳のことです。

留意点としては、担当者が複数人いる場合は入力のルールを統一した方がトラブルが少ないということです。
例えば、会社名や商品名の記載方法一つをとっても、漢字の表記や、商品名をどどの程度の水準まで記載するかなど、非常に細かい点ですが、取り扱いの件数が増えるに従い問題も大きくなっていきます。

そういった場合には、管理番号の付与や、記入様式のテンプレート化など、できるだけ共通した処理が行えるような工夫が必要になってきます。

企業規模が小規模であるならば、Excel管理でも十分ですが、ある程度の規模になった場合には支払管理ソフトの導入も検討してみるべきかと思います。
ネットバンクやクレジットカードとの連携による自動支払や、アラート機能などを活用すれば支払忘れ、間違いの防止に繋がります。

また、管理ソフトの上での入力となるため、管理項目の明確化、標準化が図られるためトラブルの発生を抑えることが可能となります。

支払業務はあらゆる企業においてとても重要な業務であるとともに、非常に労力の要する業務です。
現在、どのくらい毎月支払っているのか、来月の支払いはどのくらいになるのか、随時把握し、必要に応じて早め早めの資金繰りを行うことが重要です。

当社では、企業様向けの「支払管理代行」を行っています。
具体的には、該当月に支払う金額の一覧表、残高一覧表を作成し、毎月の資金繰りのサポートを行います。

代行まで頼まなくてもいいけど、今のやり方が正しいのか不安・・・という方に向けて毎月無料の個別相談会を実施しています。
Zoom上で１時間程度お悩みをお聞きして、企業様に合わせた最善の提案をいたします。

お見積り・ご相談はいつでも無料です。
是非、お気軽にご相談ください。