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【知らなきゃ損】記帳業務はクラウド化で工数を80%削減!

2021.12.20

はじめに

毎月の記帳業務を、会計ソフトで行っている方は多いことかと思いますが、クラウド会計ソフトを利用していない事業所の方も、まだまだ多くいらっしゃるのが現状です。

クラウド会計ソフトの利用メリットについては9/1の記事にて取り上げておりますのでご参照ください。

 

このコラムでは記帳業務どうやってクラウド化していけばいいのかについてお伝えしてまいります。

クラウド会計ソフトの導入方法

① どのクラウド会計ソフトを使用するか決め、契約する

クラウド会計ソフトと一口にいっても多くのソフトがありますので、その中から使用したい会計ソフト選定します。

それぞれの会計ソフトの機能金額と照らし合わせて選定することが大事です。

 

②クラウド会計ソフトの基本設定を行う

契約したらすぐソフト自体はログインできるようになりますが、まずは会社名や屋号、所在地や申告区分、会計期間など基本情報入力します。

 

③勘定科目を設定する

どのクラウド会計ソフトも初期設定は標準的な勘定科目の設定となっていますので、

お客様のご使用している勘定科目や補助科目になるように追加したり変更したりします。

 

この時に勘定科目ごとの消費税区分も設定します。製造原価科目を使用している場合は一緒に設定を行います。

 

④使用中の会計ソフトからデータを移行する

現在ご使用中の会計ソフトからデータを取り出し、クラウド会計ソフトに移し替える作業が必要となります。

この作業が、かなり難易度高いものとなります。

使用中の会計ソフトと契約した会計ソフトの組み合わせによっては、データを加工する必要があったり、

消費税区分や補助科目などもうまく移行できるようにするためにはノウハウを理解していないとかなり時間消費します。

 

⑤銀行口座と連携する

クラウド会計ソフトでは、預金口座やクレジットカードと連携が可能です。

取引が自動で取り込まれるため、仕訳をしなくて良いためとても便利な機能です。

この際も注意して取り込まないと、仕訳が2重に入ってしまう可能性があるので要注意です。

コツとしては手作業で入力する最後の日と連携を開始する日をしっかり決めることです。

 

連携した前後の仕訳がきちんと取り込まれ、2重に仕訳が入っていないことが確認できれば、あとは全ての取引が確実に取り込まれるため、月末や期末に残高が合わないといった悩みもなくなります。

 

⑥クラウド会計で帳簿を作っていく

連携して自動で取り込まれる預金やクレジットカードの仕訳は勘定科目などが自動で推測されて表示されるので、正しいか確認しながら仕訳登録作業を進めていきます。

 

2、3カ月運用していくと、会計ソフトが勘定科目を学習するので、修正の手間もどんどん減っていきます。

複数行の仕訳も学習できるので、ある程度操作に慣れてきたら取り込みの時のルールなども設定すると、帳簿の作成に必要な時間をどんどん削減することができます。

 

⑦会計帳簿以外のものもクラウド化してみる

クラウド会計ソフトは様々なツールと連携できるようになっており、

給与計算ソフトとつなげたり、請求書作成ソフトとつなげたり、レジと連携させたりすることが可能です。

様々なツールとつなげることで、給与や売上の仕訳が自動で作成されるようになりますので、大幅な工数削減となります。

 

まとめ

今回は、「クラウド会計ソフトの導入方法」をご紹介しました。

クラウド会計ソフトの移行作業は必ずしも簡単ではありませんが、導入するメリットが多くあります。

正確で、数字の打ち間違いなどが起こりづらく、かつ仕訳を一つ一つ作成することなく、正しいかどうかだけ判断すればいいだけのため工数が大幅に削減できることで、帳簿を早く完成させることができるようになるので、経営の判断のための数字を早く把握することが可能になります。

 

弊社では、クラウド会計ソフト導入の作業から、記帳業務も全て代行で行わせていただいているお客様が多くいらっしゃいます。

クラウド会計ソフトを導入してよかったとのお喜びの声を多くいただいております。

ソフト移行時の難しい煩雑な作業も、全て代行させていただくのでお客様のお手間はです。

クラウド会計ソフトで記帳業務を全てアウトソーシングするというのも、資料を事前に準備したり渡すための面談の時間の削減になりますし、報告も遠隔地にいながらZOOMで受けることができるので、報告のために事務所に戻るなどの移動時間もカットできます。

様々なツールを組み合わせることで、バックオフィス業務への工数削減人件費削減に繋がります。

 

また、令和4年1月から電子帳簿保存法が改正になりますが、多くのクラウド会計ソフトが対応策を打ち出していますので、その対策に活用することもできます。

記帳業務全般のお悩みがある方は、ぜひ一度、お気軽にご相談ください。

ご相談はいつでも無料です。 

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