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電子帳簿保存法！何が必要で何が義務化されたの？

2021.12.02

電子帳簿保存法とは？

令和３（２０２１）年度税制改正において電子帳簿保存法が改正されました。

この改正を受け、施行日である令和４（２０２２）年１月１日までに条件に当てはまる事業者は対応を迫られていることをご存じでしょうか？

電子帳簿保存法（以下、電帳法）とは、ある一定の要件を満たす場合に限り、国税関係帳簿書類をPDFなどの電子データで保存することを認めた法律です。

 

国税関係帳簿書類とは、具体的には以下のとおりです。

帳簿・・・総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳など

書類・・・「決算関係」書類 損益計算書、貸借対照表、棚卸表など
　　　　　「現金預金取引等関係」書類 領収証、小切手控、預金通帳、借用証など
　　　　　「その他の」書類 取引に関して作成し、又は受領した上記以外の書類
　　　　（請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など）

 

電子取引とは？

これまでの電帳法は、紙で保存しても良いし、希望する事業者は電子データで保存しても良いというものでした。

令和3年度の電帳法改正により「電子取引」でやり取りされた取引情報（表1の「書類」に該当する情報）は、

オリジナルの電子データでの保存が義務付けられることとなりました。

 

「電子取引」とは、具体的には以下のようなものが該当します。

・電子メールにより請求書や領収書等のデータ（ＰＤＦファイル等）を受領

・インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ

・（ＰＤＦファイル等）又はホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用

・電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用

・クレジットカードの利用明細データ、交通系ＩＣカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用

・特定の取引に係るＥＤＩシステムを利用

・ペーパレス化されたＦＡＸ機能を持つ複合機を利用

・請求書や領収書等のデータをＤＶＤ等の記録媒体を介して受領

 

ただ保存すればいいの？

「電子取引」によりやり取りされた取引情報は、オリジナルの電子データで保存しなければなりません。

ですが、パソコンの中の適当なフォルダにオリジナルの電子データを保存するだけでは要件が満たされません。

「真実性」や「可視性」を確保するための要件を満たした形で保存する必要があります。

 

具体的な要件は以下のとおりです。

 

「真実性」の要件

 

以下1～4のうち、いずれかに対応すること。

１．タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う

２．取引情報の授受後、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付すとともに、保存を行うもの又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく

３．記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う

４．正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規定に沿った運用を行う

 

「可視性」の要件

以下の全てを満たすこと。

１．保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと

２．電子計算機処理システムの概要書を備えつけること

３．検索機能を確保すること

 

まとめ

令和3年度の電帳法改正を受け、事業者が令和４（２０２２）年１月１日までに対応しなければならないポイントを振り返りますと、以下のとおりです。

 

〇国税関係帳簿書類のうち、「電子取引」でやり取りされた取引情報（表1の「書類」に該当する情報）に関しては、オリジナルの電子データでの保存が義務付けられる

〇電子取引にかかわる電子データでの保存にあたっては、保存要件（真実性と可視性）を満たす必要がある

〇保存要件を満たしたシステムを探すなら、JIIMA認証を参考に選ぶ

〇「電子取引」とそれ以外の方法で授受・作成された帳簿・書類とでは、電子保存する際の保存要件が異なるので注意が必要

 

少しでもご不安なことがありましたら、当事務所で開催予定の「電子帳簿保存法改正 勉強会」にご参加ください。

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