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業務をもっと楽にしたいあなたに！今すぐ取り組める業務効率化の具体的な方法をご紹介

2022.04.27

業務効率化とは？

業務効率化したいけれど、何から始めていいか分からない・・・。
そんなお悩みを抱えていませんか？
今回は業務をもっと楽にする、業務効率化の簡単な始め方、方法についてのお話です。

業務効率化とは、普段行っている業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を見つけ出し、それらを減らしたり、なくすための業務改善を行うことを指します。

昨今の新型コロナウイルスの影響下、テレワークを余儀なくされる中、ますます業務効率化の必要性は高まっていますね。

では、何から始めればよいでしょうか？

このコラムではそんな疑問を解決していきます！

業務効率化の具体的な進め方

業務効率化の適切な進め方は？

業務効率化の進め方には、３ステップが必要です。

①現状把握と業務の可視化
　→　・誰が、何に、どのくらい時間がかかっているか把握します
　　　・作業の工程や使用ツール、作業発生頻度などを洗い出します
②効率化を図る業務を選択する
　→発生頻度が多い業務、単純作業、定型化しやすい業務など、効率化しやすい業務を選択していきます。
③新しい方法の検討
→排除する、結合する(まとめる)、簡略化する、どの方法で効率化するかを考えます。

 

３つのステップを挙げてまいりましたが、具体的には下記のような対策で効率化を図ることができます。

①無駄な業務をなくす
　→例えば、リモートワークやオンライン会議の導入で、移動時間をなくす。
②自動化する
　→必ずしも人間が行わなくてよい類の業務は自動化します。
　　例えばExcelのマクロやプログラムを使い、日常的な業務の一部を自動化できる場合も多くあります。
③時間を短縮化する
　→メールやチャットに対応する時間は最小限にしたり、スペックの高いPCで作業時間のスピードアップを図る。
④アウトソーシングする
　→自社の従業員でなくてもできる仕事を外製化する。
　　　高い専門知識が必要なタスクを外製することにより、その分野に長けた外部の有能な人材を活用できるメリットがあります。

最後に

まとめると・・・
業務効率化はやみくもに実践しても、成果は見込めません。

まずは現状把握と可視化から入り、その後にどの業務の効率を上げるかの選択や具体的な方法を考察していくわけです。

どのような手順や工程で進めればいいのか、どの部分を効率化すると効果的なのか、他社の事例を参考にしたり、専門家に相談する必要もでてきます。

このお話を参考に、自社でどのような効率化を実践するか、ぜひ検討してみてください！

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