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請求書発行アウトソーシングは何をしてくれるの？

2021.10.04

請求書発行アウトソーシングとは？

請求書発行アウトソーシングとは、個人事業主や会社の営業上発生する請求書発行業務を専門業者に依頼するというものです。

その形態にはいくつか種類があり、主なパターンとしては

1. 請求データを渡し、紙出力から封入作業、郵便局への差出しを代行する

2. クラウドシステムにデータを取り込み、そのデータを紙出力・封入・郵便局への差出しを代行する

3. クラウドシステムにデータを取り込み、Web経由で配信を代行

4. 基幹システムから請求書をPDFでのみ出力でき、そのデータを渡して作業のみを代行する

特に2と3に関しては導入のしやすさやコスト削減に関して優れていると言われております。

請求書発行代行サービスのメリット・デメリットは？

請求書発行代行サービスのメリット・デメリットは次の通りとなります。

メリット

・煩わしい請求書発行業務を代行してもらうことで、本業に集中できる

・顧客件数の増加に伴い不足してしまう事務のマンパワーの確保ができる

・請求書発行に慣れているプロに任せることで、ミスを回避することができる

デメリット

・コストが発生する

・業者に丸投げしていると内容の確認がおろそかになるため、支払に関しては定期的な確認を行う必要がある

請求書発行代行サービスを利用する上でのポイント

依頼する業者を選択する上で気をつけなくてはならないポイントがあります。

以下のポイントを相談する前に把握しておくことで、スムーズな依頼先選定ができるようになります。

1. 事前に取り決めておくこと

・定例締め日

・発送件数

・1通あたりの封入点数（折り方、封入方法）

・再発行の手続き

・個別対応のルール

・封筒など資材の保管ルール

・請求データの受渡方法

・請求先データの共有方法、データを受渡してからの差出しまでの時間

2. サービス上の制約に関する確認

・現在使用している請求書のデザインをそのまま使用できるか

・請求書以外の用紙をイレギュラーで封入できるか

・定型外や圧着ハガキ対応ができるか

・誤発送の回収ができるか

・差戻し対応ができるか

3. サービス内容の確認

請求書発送のアウトソーシングを検討するのであれば、ホームページでサービス内容の確認を行います。

確認しておきたい内容としては、以下の通りです。

・作業範囲

・最小ロット

・得意としている件数規模

・依頼から発送までのタイムスケジュール

・サポート体制

・価格

・自社の請求システムや既存データとに対応しているか

・規模や価格などが自社のイメージや予算と合っているか

本業に集中したいという方や、請求書の発行件数が多く自社のマンパワーが足りないという方にとっては非常に有用なサービスとなるため、ぜひご検討頂ければと思います。

最後に

このコラムでは、請求書発行代行サービスについて解説しました。

井上公認会計士事務所でも「請求書管理代行サポート」として、それぞれのお客様に合った請求書業務を行っています。

お見積り・ご相談はいつでも無料です。　

こちらからお気軽にご相談ください。

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